banyak orang yang sering kali berfikir bahwa audit adalah saatnya mencari cari kesalahan orang lain ataupun unit lain.

Sebenarnya, audit adalah sebuah alat untuk membantu sebuah organisasi untuk memperbaiki dan menyempurnakan sistem yang ada. 

Pertanyaan yang sering saya dapatkan mengenai audit adalah, kapankah sebuah ketidaksesuaian (finding) dikenakan observasi, minor ataupun major ?

Penjelasannya adalah sebagai berikut, jika tidak melakukan satu atau dua langkah dalam prosedur , dan tidak mengakibatkan hal yang fatal, maka dikenakan minor. Tetapi jika sebagian besar dari prosedur tersebut tidak dilakukan maka dikenakan major, ataupun jika sesuatu dilakukan dan mengakibatkan kerugian pada pelanggan maka dapat dikatakan major.  sedangkan observasi adalah keadaan dimana jika tidak dilakukan perbaikan akan menimbulkan sebuah ketidaksesuaian.

tetapi tidak dapat berpatokan mutlak kepada hal – hal yang saya sampaikan diatas, dikarenakan jika ada alasan mengenai ketidaksesuaian tersebut , maka kategori finding dapat diturunkan ataupun ditiadakan. tetapi tetap tindakan perbaikan dan pencegahan akan diperlukan.

Pada saat – saat awal menjadi auditor ataupun auditee, akan sangat sulit menentukan kategori suatu temuan. oleh karena itu perlu membaca atau memahami temuan temuan sebelumnya dari auditor – auditor yang berbeda.

Jika ada pertanyaan lebih lanjut seputar audit, silahkan tanyakan…

Berikut ini adalah pertanyaan yang biasa ditanyakan mengenai dokumentasi ISO. List ini akan saya update jika ada pertanyaan tambahan.

1. Apa perbedaan prosedur dengan instruksi kerja

Prosedur dibuat berdasarkan proses. Ada dua jenis Prosedur yang dibuat yaitu prosedur yang menyangkut proses di satu unit dan yang kedua prosedur lintas unit. Sedangkan Instruksi Kerja dibuat, jika ada satu kegiatan di dalam prosedur yang perlu dijabarkan lebih dalam.

Sebagai Contoh : didalam prosedur Perawatan Peralatan, didalamnya terdapat satu kegiatan yaitu, sebulan sekali melakukan perawatan terhadap genset. Bagaimana cara merawat Genset tersebut dibuatlah satu instruksi kerja yaitu instruksi kerja perawatan genset. 

2. Apakah segala sesuatu harus dibuat prosedur ?

Didalam ISO 9001 hanya ada 6 prosedur utama yang harus dibuat. Sedangkan proses yang lain dibuat jika ada kemungkinan kesalahan pengerjaan suatu proses jika tidak dituliskan secara terdokumentasi.

3. Apa Perbedaan Controlled Copy dengan Uncontrolled Copy

Controlled copy artinya adalah dokumen terkendali. Dimana berarti, jika ada perubahan terhadap dokumen tersebut, maka unit / pihak yang mengeluarkan dokumen tersebut wajib untuk menarik dokumen yang telah kadaluarsa dan memberikan dokumen versi terbaru. Sedangkan Uncontolled Copy berarti dokumen tersebut tidak akan dikendalikan oleh unit yang mengeluarkan. dalam arti, jika ada perubahan terdapat dokumen tersebut, maka pihak yang mengeluarkan dokumen tersebut tidak akan menginformasikan perubahan tersebut.

4. Siapa saja yang berhak menandatangani prosedur, instruksi kerja, dan dokumen lainnya.

silahkan mengacu pada daftar persetujuan personil yang ada di organisasi masing – masing

Jika ada pertanyaan lebih lanjut silahkan menghubungi saya di ym : ironzus@yahoo.com

salam

Manual Pembuatan Prosedur

Prosedur

1. Definisi :
   1. Dokumen yang menjelaskan bagaimana sebuah proses dikerjakan. Dapat melibatkan unit lain, atau hanya unit itu sendiri
      
2. Dokumen yang dapat berupa Prosedur, antara lain :
   1. Prosedur Evaluasi Penawaran / Kontrak
   2. Prosedur Pengendalian dan Verifikasi Desain
   3. Prosedur Pengendalian Dokumen dan Data
   4. Prosedur Audit Mutu Internal
      
   5. Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen
      
   6. Prosedur Pembelian dan Evaluasi Sub-Kontraktor
   7. Prosedur Verifikasi, Penyimpanan dan Pemeliharaan Produk yang dipasok pelanggan
   8. Prosedur Identifikasi Produk
   9. Prosedur Inspeksi dan Test
   10. Prosedur Kalibrasi dan Pemeliharaan peralatan / perlengkapan
       
   11. Prosedur Pengendalian Produk yang tidak sesuai
   12. Prosedur Pencegahan dan Perbaikan
   13. Prosedur Penerapan dan Pengendalian Teknik Statistik
   14. dll
       
3. Isi Prosedur
   1. Header : terdiri dari judul prosedur, tanggal revisi, tanggal berlaku dan kode dokumen. Untuk dokumen dengan revisi 0, maka tanggal revisi dikosongkan.
      
   2. Detail Prosedur :
      
   • Detail Proses : berisi langkah – langkah yang diperlukan untuk menjalankan proses tersebut
     
   • Pelaporan / Pengarsipan : Setiap prosedur ditutup dengan pelaporan atau pengarsipan berkas
     
   • Kolom Pengesahan : Diisi sesuai dengan tabel persetujuan personil

   c. Footer :terdiri dari versi, revisi dan halaman